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Zum Greifen nah
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Capturing-Lösungen sind Software-Lösungen, die mithilfe geeigneter Hardware die zentrale Schnittstelle bei der Digitalisierung von analogen Dokumenten darstellen. Ob dies direkt am Arbeitsplatz geschieht, auf der Etage am Multifunktionssystem oder an einem Hochleistungsscanner spielt keine Rolle. Vielmehr kommt es auf die intelligente Datenerfassung für die spätere Verarbeitung an. Denn nicht jedes zu digitalisierendes Dokument ist noch in optimalem Zustand erhalten. Die Capture- oder Erfassungssoftware sorgt dafür, dass alle Belege korrekt gescannt, in maschinenlesbare Zeichen gewandelt werden und diese digitalen Dokumente auch kompatibel mit Ihrer Archivierungs- oder Dokumentenmanagement-Software sind.
Mit unseren datenschutzkonformen Softwarelösungen ist ein nahtloser Übergang zu Ihrer Dokumentenverarbeitung und Dokumentenverteilung gewährleistet. Sie und Ihre Mitarbeiter können schnell, sicher und von überall auf die Daten zugreifen, mit der Volltextsuche Daten und Dokumente schneller finden und weiterverarbeiten. Nach unserer Analyse Ihrer schon bestehenden Software erarbeiten wir den für Sie optimalen Prozess mit dem für Sie besten und effizientesten Automatisierungsgrad des Capturing-Vorgangs. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Trust Signals Stand 2024
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Wie kann ich meine bereits abgelegten oder im Papier-Archiv befindlichen analogen Dokumente digitalisieren?
Zur Digitalisierung analoger Dokumente gibt es grundsätzlich zwei alternative Lösungen. Entweder kann für die Durchführung eigenes Personal abgestellt werden, das mittels Softwarelösungen sowie bestehender oder neuer Hardware die Dokumente digitalisiert. Dies ist aber häufig mit „Bordmitteln“ kaum umzusetzen, weil weder die Zeit noch die technischen Voraussetzungen für große Papiermengen zur Verfügung stehen. Als Alternative kann auf eine professionelle Dienstleistung zurückgegriffen werden, die diesen Digitalisierungsaufwand für Sie übernimmt. Dabei werden sowohl die gesetzlichen Vorschriften eingehalten als auch Ihre eigenen Anforderungen für Datenschutz und Vertraulichkeit voll erfüllt. Ob man nun selbst digitalisiert, oder ob eine Dienstleistung mit Abholung der Papier-Akten und Archivierung außer Haus die wirtschaftlichere Variante darstellt, ergibt eine Analyse Ihrer Ist-Situation. Nur durch genaue Betrachtung aller individuellen Rahmenbedingungen lässt sich die Sinnhaftigkeit einzelner Alternativen benennen.
Was muss ich bzgl. GoBD und DSGVO beim Capturing oder Einscannen von Dokumenten beachten?
Um beim Capturing oder Scannen datenschutzkonform zu arbeiten, muss in erster Linie sichergestellt werden, dass die gescannten Dokumente nicht für Dritte zugänglich werden. Aus diesem Grund muss gewährleistet werden, dass sich der berechtigte Anwender durch sichere Authentifizierung an einem System anmeldet und der Datenstrom gesichert im geschützten Bereich des Users landet. Wir helfen Ihnen durch eine Soll-Ist-Analyse, die die Bedürfnisse aller Beteiligten prüft und ein wirtschaftliches und datensicheres Konzept als Grundlage für eine Entscheidung liefert.
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