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Zum Greifen nah
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Scanner helfen Ihnen als zentrale Schnittstelle bei der Digitalisierung von Papierbelegen und anderen analogen Dokumenten. Egal, ob Sie die Scanner an Ihrem PC-Arbeitsplatz, als Teil Ihres Multifunktionssystems auf der Büroetage oder als Hochleistungsgerät für den Massenscan einsetzen. Zuverlässigkeit bei allen Arten und allen Formaten an Dokumenten sind ebenso wichtig, wie die zuverlässige Abspeicherung der Datei in Ihrem Archiv oder File-Verzeichnis oder bei der Übergabe an Ihre Dokumentenmanagement Software.
Digitalisieren Sie schon Ihre Dokumente, sind aber nicht sicher, ob Ihr Weg der effizienteste ist? Wenn Sie eine genau auf Ihr Unternehmen abgestimmte Scan- und Softwarelösung wünschen, die außerdem DSGVO- und GoBD-konform ist, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir prüfen Ihre vorhandene Vorgehensweise und finden gemeinsam, nach Erstellen Ihres Anforderungsprofils, die passende Digitalisierungslösung für Ihr Unternehmen.
Trust Signals Stand 2024
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Wie scanne ich bereits abgelegte oder im Papier-Archiv befindliche analoge Dokumente rechtskonform ein?
Es gibt keine Verpflichtung Papier-Archive aufzulösen und in digitale umzuwandeln. Natürlich gibt es Gründe diesen Schritt trotzdem zu gehen, um Informationen schneller aufzufinden oder Mietkosten für Lagerflächen zu reduzieren. Für die Durchführung können Sie Personal abstellen und mit eigenen Hardware-Ressourcen aus dem Office-Umfeld die Dokumente scannen. Dies ist häufig mit „Bordmitteln“ kaum umzusetzen, weil weder die Zeit noch die technischen Voraussetzungen zur Verfügung stehen. Darum bieten wir Ihnen eine professionelle Dienstleistung an, die sowohl die gesetzlichen Vorschriften für ein digitales Archiv einhält als auch Ihre eigenen Anforderungen für Datenschutz und Vertraulichkeit voll erfüllt. Ob nun eine Dienstleistung in Ihren Räumlichkeiten oder eine Abholung der Papier-Akten und Archivierung außer Haus die wirtschaftlichere Variante darstellt, ergibt eine genaue Analyse Ihrer Ist-Situation.
Was muss ich bzgl. GoBD und DSGVO beim Einscannen von Dokumenten beachten?
Um beim Scannen datenschutzkonform zu arbeiten, muss in erster Linie sichergestellt werden, dass die gescannten Dokumente der Mitarbeiter nicht für Dritte zugänglich werden. Aus diesem Grund muss hierbei gewährleistet werden, dass sich der berechtigte Anwender durch sichere Authentifizierung an einem System anmeldet und der Datenstrom gesichert im geschützten Bereich des Users landet. Wir helfen Ihnen durch eine Soll-Ist-Analyse, die die Bedürfnisse aller Beteiligten prüft und ein wirtschaftliches und datensicheres Konzept als Grundlage für eine Entscheidung liefert.
Wie können die Scans in eine bestehende Ordnerstruktur automatisiert abgelegt werden?
Wir bieten verschiedene Softwarelösungen, die beispielsweise direkt auf dem System oder zentral auf dem Server installiert werden. Je nach Anforderung können die notwendigen Automatismen und Strukturen individuell implementiert werden.
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